Buscar y asociar proveedores

Presto8

Los proveedores se pueden asociar a un contrato de forma manual, arrastrando el proveedor desde la ventana de entidades hacia el contrato o hacia sus suministros, arrastrándolos o copiándolos desde la ventana subordinada «Proveedores» de otra obra a la misma ventana de la obra de destino, o copiándolos entre las subordinadas «Proveedores» de distintos contratos dentro de la misma obra.

La opción indicada en la ventana «Contratos» permite seleccionar los proveedores adecuados al mismo, presentando:

  • Los proveedores existentes en la obra, en amarillo claro.
  • Los proveedores del cuadro de grupos que correspondan al contenido del campo «Grupo» del contrato o a sus conceptos inferiores, como se describe en «Cuadro de grupos».

Los proveedores se pueden filtrar por el código postal de la obra.

Al pulsar «Aceptar» se asocian al contrato los proveedores seleccionados y se crean los campos para introducir sus precios de oferta.

Conceptos.NumPro

Número de proveedores asociados al contrato.

Eliminar oferta

Sobre la cabecera de la ventana de suministros retira definitivamente un proveedor de la comparación. Para retirar un proveedor temporalmente, sin perder los precios ofertados, asígnele el estado gris en la ventana de entidades.

Solicitar precios a los proveedores

Los contratos se pueden enviar a los proveedores para solicitar las ofertas:

  • En formato de Presto o Excel, con la opción «Archivo: Exportar: Solicitud de precios».
  • Mediante informes o plantillas de Word.

Exportar solicitud de precios

Esta opción genera una obra de Presto o un libro de Excel para cada proveedor que esté asociado a contratos sin adjudicar.

Si es una obra, contendrá un capítulo por cada contrato en el que aparezca el proveedor, con la cantidad a ofertar de cada suministro.

En el caso de un libro de Excel:

  • Se crea una hoja o pestaña por cada contrato en el que aparezca el proveedor.
  • Cada hoja tiene el código del contrato, su nombre y texto, los datos generales de la obra y los datos del constructor.
  • Contiene un concepto por cada suministro, con la cantidad ofertada y una columna vacía para el precio.
  • Todos los campos están protegidos, sin contraseña, excepto el precio.

En ambos casos, el nombre de los archivos generados es el del código raíz de la obra más el código del proveedor, separados por una admiración. Además, se crea un correo electrónico para cada proveedor cuyo campo «Correo» esté definido, con los archivos adjuntos correspondientes.

El proveedor debe rellenar el precio unitario que propone, borrar los conceptos que no oferta y devolver el mismo archivo.

Importar solicitud de precios

Las solicitudes enviadas se pueden importar con «Archivo: Importar: Solicitud de precios».

Esta opción rellena automáticamente el precio ofertado por el proveedor para cada suministro. Los suministros que han sido borrados de la obra o del libro de Excel aparecen con el precio «NA».

En la ventana de mensajes se indican las posibles incidencias, como los contratos que no existen o los suministros no dados de alta en el contrato.

Introducir los datos recibidos

Las ofertas recibidas se introducen de forma automática según lo indicado en «Solicitud de precios», o manualmente en los campos asociados al proveedor en la ventana de suministros. El código del proveedor figura en la cabecera del campo y el nombre completo aparece en la pista de ayuda.

Precios.Precio

Precio ofertado por el proveedor para este suministro y este contrato.

Un proveedor sólo puede ofertar en cada momento un mismo precio unitario para cada concepto suministrado. Sin embargo, el precio se guarda con el contrato al adjudicarlo y el precio de oferta puede variar posteriormente sin afectar al precio del contrato.

El valor «NA» (no disponible) indica un suministro no ofertado; puede introducirse con la tecla [Supr]. El precio cero indica que el concepto no tiene coste o va incluido en otro.

El importe es el precio ofertado aplicado a la cantidad objetivo.

.Nota

Comentario específico para un proveedor y un suministro.

Adjudicación y uso de los contratos

Comparar los contratos

La comparación de contratos se puede realizar directamente en la ventana de contratos, donde se muestran los totales correspondientes que se pueden comparar entre sí y con el importe objetivo de cada contrato.

También se puede utilizar el informe «Contratos comparativo» o exportar el esquema a Excel.

Conceptos.BaseMed

Importe del contrato considerando en cada suministro el precio medio ofertado por los proveedores.

.BaseMin

Importe mínimo teórico del contrato, tomando en cada suministro el menor de los precios ofertados.

Comparar los suministros de los contratos

Se ven en la ventana subordinada de contratos llamada «Suministros».

.SigmaCont

Desviación estándar normalizada (dividida por el precio medio) de las distintas ofertas de cada suministro.

.MedCont

Precio unitario medio de las ofertas del suministro.

Relaciones.ImpMedCont

Importe del suministro al precio medio unitario.

Conceptos.MinCont

Precio unitario ofertado más bajo del suministro.

Relaciones.ImpMinCont

Importe del suministro con el precio ofertado más bajo.

Adjudicar un contrato 

El contrato se adjudica eligiendo el código del proveedor con el botón de sugerir, en la ventana de contratos, o con la opción «Adjudicar» sobre la cabecera del proveedor, en la ventana de suministros.

Al adjudicar un contrato a un proveedor:

  • El precio ofertado para cada suministro pasa al campo «Precio» de la relación entre el suministro y el contrato. Si el proveedor no ha ofertado este suministro (precios con valor «NA») se le asigna precio 0. Este campo queda fijo, a menos que el contrato se adjudique de nuevo.
  • El precio se copia también al campo «Cont» del concepto, que contiene el último precio al que ha sido contratado. Este valor será sustituido si se adjudica posteriormente el mismo suministro a otro precio, por el mismo proveedor o por otro.

Conceptos.Proveedor

Código del proveedor elegido en la adjudicación del contrato.

.Cont

Importe total del contrato a los precios ofertados por el proveedor elegido.

Relaciones.ImpCont

Importe del suministro contratado.

Pasar precio de contrato a objetivo

Opción de la ventana «Contratos» que copia el precio ofertado por el adjudicatario del contrato al campo «Conceptos.Obj» del suministro y el código del proveedor en el campo «Conceptos.Proveedor».

Resultados de la contratación y compras

Si el contrato forma parte de la estructura del presupuesto se dispone de los mismos resultados que para cualquier otro concepto, como la producción estimada, el valor ganado o el coste real.

De esta forma, se pueden comparar directamente los ingresos, los costes, la certificación y los demás valores de la gestión económica.

A partir de los contratos adjudicados se puede realizar una planificación financiera. Consultar «Procesos: Facturas: Crear», apartado de contratos.

Pasar a pedido | Pasar a entrega | Pasar a factura

Se pueden crear pedidos, entregas o facturas basados en los contratos para todos los proveedores que no sean del tipo «Proveedor a origen».

En el documento generado, el campo «OrgContrato» contiene el código del contrato de origen. Si la cantidad del contrato no está desglosada por fases, el nuevo documento tiene la cantidad contratada menos la ya pedida o entregada para cada suministro, según el caso.

Informes del grupo «07 Contratación»

Algunos informes tienen en cuenta el estado de los contratos. Por ejemplo, para imprimir un contrato en firme, no basta con adjudicar la oferta a un proveedor; además su estado debe ser «Negro» o «Verde».

Solicitud de precios

Prepara una carta para cada proveedor con las cantidades solicitadas de los conceptos a ofertar; solamente hay que rellenar los precios.

Contratos comparativo

Compara los lotes ofertados por distintos proveedores y muestra en verde las ofertas más económicas, el importe de la oferta ideal, la media y la desviación respecto a la estimación prevista.

Contratos en firme

Prepara un documento con las características principales de la oferta adjudicada.

Contratos y suministros

Contratos desglosados por suministros.

Conceptos contratados y pedidos

Control de desviaciones de cantidades: previsto, contratado y pedido.

Partidas de un proveedor

Muestra las partidas asociadas a cada proveedor.

Recursos

Lista de recursos agrupados por grupo, calculados previamente con las opciones del proceso «Calcular recursos».

Pedidos en firme

Documentos de pedidos a proveedores.

Modelo económico y estructuras de precios

Hasta este momento hemos utilizado conceptos con el significado habitual en la construcción: los presupuestos de ingresos y costes, la certificación y los contratos.

Sin embargo, para ordenar todas las variables que aparecen a lo largo de todas las etapas de la obra y sus interrelaciones es necesario un modelo estructurado, que se describe en la nota técnica «Modelo económico de la construcción».

Este modelo tiene en cuenta las tres etapas del proyecto, diseño, planificación y ejecución, y los puntos de vista del promotor, o los agentes que le representan, y del constructor.

Se describe también:

  • Cómo se forman los nombres de las distintas variables de Presto para cantidades, precios e importes.
  • La correspondencia entre variables de Presto y variables del Método del Valor Ganado.
  • El significado general de las fases de las estructuras periodificadas, como planificación, ejecución y certificación, y de los valores globales, como el presupuesto y el objetivo.
  • Los estados de aprobación del presupuesto.

También se describen las variables que se pueden comparar directamente entre filas y columnas de la tabla y otras comparaciones y desviaciones calculadas por el programa.

Producción

La producción es la obra ejecutada que tiene esperanzas reales de cobro, valorada a precios de presupuesto, y es la base para el cálculo de los costes reales.

La producción puede ser diferente de la certificación, cuando parte de la obra ejecutada no está reconocida para su certificación, y también puede darse el caso contrario.

La cantidad ejecutada se introduce de forma similar a la certificada, ya sea como cantidad global de la unidad de obra, por fases o asociando líneas de medición, usando los campos «CanReal» y «FaseReal». Del nivel de desglose elegido dependen los valores de la producción que se pueden obtener para el seguimiento.

Copiar cantidades

Si la ejecución real coincide con la certificación se pueden copiar los campos «CanCert» sobre «CanReal», ya sean globales o por fases, y si se han introducido mediante líneas de medición se puede copiar el número de fase «FaseCert» sobre «FaseReal».

Esta última opción puede realizarse de una sola vez para toda la obra en la ventana «Ver: Mediciones».

También se puede usar la opción «Procesos: Planificación y certificación: Copiar cantidades» que copia las cantidades de una estructura de precios en otra, ya sea en líneas de medición, en fases o como cantidades alzadas, eliminando previamente la información existente.

Es una forma rápida y sencilla para obtener:

  • La producción, copiando la certificación.
  • La certificación previsional, copiando la planificación.

Posteriormente se pueden modificar las que sean distintas.

Si el destino es la planificación, las cantidades alzadas no se copian, ya que alterarían el objetivo.

Campos de la producción

Los diferentes importes relacionados con la producción se calculan tomando las cantidades del objetivo o de la ejecución real y los precios del presupuesto.

Campo

Producción estimada al inicio de la ejecución

PlanPres Producción tomando la cantidad planificada hasta la fase actual
ObjPres Producción total estimada en base a la cantidad objetivo
ObjPresIni Producción total que corresponde a líneas de medición del presupuesto inicial
ObjPresMod Producción total que figura en líneas de medición de cambios aprobados
ObjPresPte Producción total que figura en líneas de medición de cambios pendientes de aprobación

Campo 

Producción real

RealPres Producción real hasta la fase actual
RealCertPres Producción en firme, que figura en líneas de medición ejecutadas y certificadas
RealNoCertPres Producción en trámite, que figura en líneas de medición ejecutadas, pero no certificadas
RealNoCertPresIni Producción en trámite que figura en líneas de medición del presupuesto inicial
RealNoCertPresMod Producción en trámite, en líneas de medición de cambios aprobados
RealNoCertPresPte Producción en trámite, en líneas de medición de cambios pendientes de aprobación

 

Estos importes se basan en la información de detalle proporcionada por las líneas de medición y no serían correctos si se obtuvieran comparando directamente las cantidades globales. Por ejemplo, la diferencia entre la cantidad real y la cantidad certificada de una partida puede ocultar producción no certificada si además existe certificación que no figura en el presupuesto.

Comparando valores se obtienen más resultados.

Expresión

Margen o beneficio

RealPres – Real Diferencia de ingreso y coste en el momento actual
PlanPres – Plan Diferencia de ingreso planificado y coste real, hasta el momento
ObjPres – Obj Diferencia entre producción total esperada y coste estimado

Los valores de la producción se obtienen para todas las facetas:

  • Para cantidades, precios e importes
  • Para las unidades de obra y para sus conceptos superiores
  • Para los espacios, las fases y las fechas de la agenda

Los esquemas de cada ventana relacionados con la producción presentan los valores más utilizados. Los restantes se pueden consultar añadiendo el campo a la tabla adecuada.

Por ejemplo, la producción que corresponde a cambios pendientes de aprobación y no certificada, por días, meses y años, es:

Agenda.RealNoCertPresPte

El programa calcula también los porcentajes más significativos.

Campo

Significado

 Capítulos

Resto de conceptos

PorProdPres Producción sobre presupuesto (RealPres * 100) / Pres (CanReal * 100) / CanPres
PorProd Avance sobre producción total (RealPres * 100) / ObjPres (CanReal * 100) / CanObj

Se pueden obtener otros porcentajes, desviaciones y comparaciones mediante campos de usuario, expresiones predefinidas o informes.

Relaciones.ImpObjPres – Relaciones.ImpRealPres

Cartera, obra pendiente de ejecutar respecto al objetivo total.

Relaciones.ImpPresPosible – Relaciones.ImpRealPres

Obra pendiente respecto al presupuesto total posible.

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