Facturación

El sistema de control económico tiene dos objetivos.

  • El seguimiento administrativo de la facturación, introduciendo, según el nivel de control deseado, pedidos, entregas, facturas y vencimientos.
  • El análisis de costes reales.

Presto se adapta a muchos procedimientos distintos de control; es aconsejable conocer las distintas posibilidades antes de implementarlo.

Documentos 

El control económico se puede realizar por completo usando sólo facturas. La introducción de pedidos y entregas es opcional.

En este apartado se describen las opciones comunes a los tres documentos, que se introducen en las ventanas «Pedidos», «Entregas» y «Facturas».

La introducción de imputaciones o consumos a destinos en la ventana «Partes de obra» comparte la funcionalidad básica de las ventanas anteriores. Las diferencias se describen en «Análisis de gastos y costes».

Los documentos se desglosan en suministros y pueden llevar texto y archivos asociados. Las facturas pueden tener además vencimientos.

La base del funcionamiento de Presto es que cada línea de suministro puede ir asociada simultáneamente a un pedido, a un documento de entrega y a una factura, obteniendo así una información muy integrada. Los detalles y las alternativas a este sistema se describen más adelante.

Campos requeridos

Para crear un documento hay que introducir al menos los siguientes campos.

.Documento

La combinación de código de documento y entidad debe ser única para cada anualidad.

Si va a exportar los documentos a un programa de contabilidad, tenga en cuenta sus condiciones específicas.

.Entidad

Código del agente que emite o recibe el documento, excepto en los partes de obra. A la derecha aparece el campo «Resumen» de la entidad. Se puede modificar la entidad mientras ningún suministro del documento esté asociado a otro documento.

.Fecha

Si está en gris no se considera en el cálculo, como se describe más abajo al hablar de los estados.

Otros campos comunes

.Info

Indica si el documento tiene suministros, texto o archivos asociados, como se describe en «Interfaz de uso: Campos de información: Info».

.BasePed | .BaseEnt | .BaseFac | .BaseDest

Suma de los importes de los suministros del documento que están asociados a los documentos de los otros tres tipos. Permite detectar fácilmente la situación de pedido, entrega, facturación y consumo de cada suministro.

.Nota

Resumen breve del documento.

.DestinoDef

Destino o centro de coste de defecto de los suministros del documento.

.DefResumen

Resumen del destino de defecto.

.OrgContrato

Contrato de procedencia del documento, si se ha generado automáticamente.

.Lugar

Emplazamiento donde se realiza la entrega del suministro o servicio.

.Pago

Días de plazo para el pago.

.Fianza

Porcentaje de fianza.

.UsrFecha | .UsrFecha1 | .UsrFecha2

Fechas de uso libre.

.UsrNum

Valor numérico libre.

.Emitido

Tipo del documento. 0: Recibido de proveedores, 1: Emitido a clientes.

.CtaProveedores

Cuenta de contrapartida del documento.

.Obra

Cuando se integra información de obras enlazadas, obra de procedencia de la factura cuando todos los suministros son de la misma.

Estado de los documentos

Los documentos en estado gris y rojo se consideran provisionales o pendientes de aprobación y no se tienen en cuenta en los cálculos, excepto para el saldo y el flujo de caja.

El estado del documento se elige modificando el color con el menú contextual sobre los campos «Documento» y «Nota».

.Estado

Estado de aprobación del documento.

Los documentos provisionales se borran por algunas opciones del programa, como la generación automática de contratos y de facturas.

Opciones comunes a los documentos

Las siguientes opciones están también disponibles en la ventana subordinada de suministros de cada documento.

Pasar a entrega | Pasar a factura

Crea un documento del tipo indicado a partir del documento de origen.

Puede activarse sobre un documento, un suministro o una selección de ellos. Si se activa sobre varios documentos a la vez, se genera un documento único para cada proveedor implicado.

También se pueden crear documentos:

  • Arrastrando un documento de un tipo a la ventana de otro.
  • Anotando un código de documento, que puede existir previamente o no, en uno de los campos de documentos de un suministro.

Refundir

Consolida todos los suministros del mismo concepto de cada uno de los documentos seleccionados, con la cantidad total y el precio medio ponderado.

Copiar documento anterior

Copia los suministros del documento anterior del mismo proveedor. Es útil para crear facturas a origen.

Importar: Documentos

Esta opción del menú «Archivo» importa de otra obra todos los documentos de un mismo tipo que no existan previamente con el mismo código, entidad y fecha.

Importa también los proveedores y conceptos presentes en esos documentos y que no estén previamente en la obra.

Suministros

Los documentos se desglosan en suministros, con los conceptos pedidos, entregados o facturados.

En este apartado se describen todas las opciones de los documentos, excepto las que corresponden al análisis de costes, como las imputaciones a destinos y obras.

Aunque no esté marcado específicamente, el cálculo de documentos convierte en suministro todo concepto indefinido que figure en un contrato, pedido, entrega o factura recibida.

Los suministros tienen que corresponder a conceptos que ya existen en la obra, o se crean sobre la marcha.

Se pueden añadir suministros a un documento:

  • Tecleando su código, o introduciéndolo con el botón de sugerir, que muestra los suministros del mismo proveedor y de su misma naturaleza
  • Copiando y pegando el concepto o arrastrándolo desde las ventanas del presupuesto y de conceptos.
  • Tecleando nuevos códigos que no existen en el presupuesto.

El resumen y la unidad de medida se toman de los del concepto.

Suministros.Código

Para renombrar el código de un suministro hay que renombrar el código del concepto en las ventanas de presupuesto o conceptos.

.Cantidad

El botón de sugerir muestra valores útiles para rellenar el campo, como las cantidades de presupuesto y objetivo, contratadas, pedidas, entregadas y facturadas, tanto para el proveedor del documento como las totales.

Si la cantidad es nula el precio unitario se toma como importe; esto permite introducir sobrecostes de un suministro que no impliquen un aumento de la cantidad.

.Factor

Coeficiente que afecta a la cantidad del suministro.

.CanNeta

Cantidad neta, producto de cantidad y factor.

.PorDto

Porcentaje de descuento que afecta al precio del suministro.

.Precio

Precio unitario del suministro. El precio por defecto es el precio contratado o el de objetivo, en este orden. El botón de sugerir muestra valores útiles para rellenar el campo, como los precios de presupuesto, objetivo y real, último, mínimo y máximos contratados.

Aunque el precio se visualiza con el redondeo establecido para los conceptos de naturalezas básicas, si se introducen más cifras decimales se guarda y se opera sin redondear.

.PrNeto

Precio neto, resultado de aplicar el descuento al precio unitario.

.Importe

Producto del precio neto por la cantidad neta.

.IVA

Porcentaje del impuesto aplicable al suministro. Por defecto aplica el IVA asociado al cliente o proveedor.

.Nota

Texto específico para un suministro.

.FecPrev. | FecFinal

Fechas previstas de entrega y finalización de la entrega del suministro.

.FecCompra

Fecha de compra del suministro, que figura en la fecha de la entrega o en la factura, por ese orden.

.CompraOK

Tiene valor 1 cuando el documento de compra es en firme y la fecha de compra pertenece a las fases aprobadas.

Relación entre documentos

Una misma línea de suministro puede figurar simultáneamente en un pedido, en una entrega y en una factura, siempre que sean del mismo proveedor.

De esta forma, en cada suministro se comprueban directamente los demás documentos a los que pertenece. .Pedido | .Entrega | .Factura

Estos campos muestran los documentos de los demás tipos en los que figura el suministro del documento.

Doble clic en estos campos abre la ventana correspondiente, filtrada para ese documento.

  • Si se escribe un código de documento el suministro se añade al mismo, creándolo si no existe.
  • Si se modifica el código, el suministro cambia al nuevo documento.
  • Si se borra el código, el suministro se elimina de ese documento.
  • Si se elimina la línea completa de un suministro en la ventana de un documento sólo desaparece del mismo, no de los demás documentos en que figure.

Desdoblar

Desdobla un suministro para facilitar entregas, facturas o imputaciones fraccionadas.

Ejemplos

Se recibe un pedido completo, que se ha facturado:

Concepto 

Cantidad

Pedido

Entrega 

Factura

Ladrillos 10.000  P-008  A005   08/2004

Se recibe el mismo pedido fraccionado, y sólo una parte está facturada. Es necesario desdoblar el pedido a medida que se recibe o se factura.

Concepto 

Cantidad 

Pedido 

Entrega 

Factura

Ladrillos 3.000 P-008 A005 07/2004
Ladrillos 5.000 P-008 A006  
Ladrillos 2.000 P-008    

 

Suministros separados

La integración del suministro en los tres documentos es opcional.

Los suministros de un pedido se pueden entregar y facturar en otros documentos.

Concepto 

Cantidad 

Pedido 

Entrega 

Factura

Ladrillos 10.000 008    
Ladrillos 5.000   A005 08/2004
Ladrillos 5.000   A008 10/2004

 

Para dar de alta un suministro en obra se puede crear una entrega o una factura. Por tanto, un suministro que figure por separado en una entrega y en una factura se considera que se ha comprado por duplicado.

Concepto 

Cantidad 

Pedido 

Entrega 

Factura

Ladrillos 10.000   A005  
Ladrillos 10.000     08/2004

En este caso se han comprado 20.000 unidades. La parte entregada está sin facturar y la parte facturada está sin entregar.

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