Facturas

La factura es el documento más completo para realizar el control administrativo y el análisis de costes.

El tipo de factura depende del tipo de la entidad asociada:

Factura

Entidad

Color

Utilización

Recibida  Cualquiera Blanco Pago de compras y gastos
Recibida  Proveedor a origen Naranja Pago de facturas a origen
Emitida  Promotor Azul Cobro de certificaciones
Emitida  Usuario Azul Cobros en venta de viviendas

Las facturas en estado rojo son facturas proforma. No se contabilizan directamente, pero se tienen en cuenta sus vencimientos para calcular el flujo de caja.

La entidad puede cambiar de tipo entre proveedor normal y a origen mientras sólo esté asociada a una factura.

En las facturas de clientes se considera que el emisor es la entidad definida con el tipo «Constructor».

Se toman por defecto los valores de la entidad asociada indicados en la tabla siguiente, que se introducen en la ventana de «Entidades», esquema «Datos de facturación».

Campo

Uso

Afecta

RetGarDef Retención de garantía Facturas
RetFisDef Retención fiscal Facturas
PorIVA Porcentaje de IVA Suministros de la factura
DíaPago1 Primer día de pago Vencimientos
DíaPago2 Segundo día de pago Vencimientos
FormaPago
Modalidad de vencimiento Vencimientos

 

.RetGar

Porcentaje de retención que se aplica al proveedor como garantía. Existen dos formas de aplicarla, descritas en el apartado «Vencimientos: Retenciones».

.RetFis

Porcentaje que se retiene al proveedor a cuenta de sus impuestos y que se abonará a la autoridad tributaria.

.ImpRetGar

Importe de la retención de garantía, que se acumula en los campos de la agenda y entidades:

  • «RetGar», para facturas recibidas.
  • «RetGarCli», para facturas emitidas a clientes.

El campo «RetGar» del proveedor acumula sólo las garantías no pagadas.

.ImpRetFis

Importe de la retención fiscal.

.IVA

Cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido o impuesto equivalente, calculada sobre los tipos aplicados a cada suministro de la factura.

.Importe

Importe total de la factura, es decir, base más IVA menos retenciones.

El color rojo indica que existe descuadre entre la factura y los vencimientos:

  • Los vencimientos de retenciones no cuadran con el resultado de aplicar los porcentajes indicados para la factura.
  • La suma de vencimientos no cuadra con el importe total.

.Exp

Se marca al exportar las facturas a programas de contabilidad. Para volver a exportarlo, desmárquelo previamente.

Proveedores a origen

En los proveedores a origen sólo se tiene en cuenta su última factura. No admiten pedidos ni entregas.

  • Cada factura debe incluir todo el contenido de las anteriores.
  • Cada fase de certificación sólo puede incluir una factura por cada proveedor a origen.

Para crear una nueva factura puede utilizar la opción del menú contextual «Copiar documento anterior».

.BaseFacOrg

Este campo contiene el importe base de las facturas de los proveedores a origen. Tiene fondo gris en todas las facturas, excepto en la más reciente de cada uno.

Facturas: Crear (fase actual)

Esta opción del menú «Procesos» genera las facturas de la certificación actual.

Certificación para el promotor

Crea una factura al promotor con las partidas de la certificación actual al precio del presupuesto y sus porcentajes de costes indirectos y gastos generales, si existen.

Proveedores asociados, a precio de contrato

Facturas a cada subcontratista que figure en el campo «Proveedor» de las partidas, con la cantidad certificada o real de la fase actual, al precio contratado.

La tabla indica la cantidad que se traspasa a la factura en función del tipo de proveedor y si existe o no desglose de cantidades en fases o líneas de medición.

Proveedor

Desglose

Cantidad que se traspasa a la factura

Normal  Cantidad de la fase aprobada
Normal No Cantidad total menos la suma de las cantidades facturadas de la partida al mismo proveedor
A origen Suma de las cantidades hasta la certificación actual
A origen No Cantidad total

 

Vencimientos

Cada factura emitida o recibida puede llevar asociado un número ilimitado de cobros o pagos.

El menú contextual sobre las ventanas de facturas o de vencimientos permite crear automáticamente los tipos de vencimientos más habituales, con el desglose correspondiente a los datos de facturación de la entidad asociada. El vencimiento por defecto es el de la forma de pago de la entidad asociada.

Los procesos que crean automáticamente facturas también crean los vencimientos de defecto, por lo que definiendo previamente los términos de pago de cada entidad se obtiene junto con las facturas el calendario de cobros y de pagos de la obra.

Si el importe de los vencimientos no corresponde a su factura, el campo «Importe» de la factura aparece en rojo.

Los vencimientos también se pueden introducir manualmente, eligiendo el plazo del vencimiento en el menú contextual.

Estado de los vencimientos

Los vencimientos pueden definirse como pagados o no pagados mediante el color o estado indicado con el menú contextual sobre cualquier campo del vencimiento:

  • Pagado: Estado negro o verde.
  • Pendiente: Estado rojo o gris.

Estos colores o estados se ven en el campo «Nota» del vencimiento.

Retención en garantía

Es un vencimiento no pagado que sirve como garantía por la realización de un trabajo o entrega de un material. En los vencimientos automáticos, la retención de garantía se devuelve un año tras la fecha de factura recibida.

La retención se puede aplicar de dos maneras.

 Retención en garantía después de IVA

La retención se calcula sobre la base y el IVA se paga en su totalidad en la fecha que le corresponda su liquidación.

 Retención en garantía antes de IVA

La retención se calcula sobre la base, pero el pago del IVA se difiere con un vencimiento adicional cuando se devuelve la retención.

El campo «RetGar» de la factura aparece con fondo gris.

Campos en vencimientos

Vencimientos.Fecha

Se puede fijar la fecha para cada vencimiento del proveedor a uno o dos días determinados del mes. Se indica en la ventana «Entidades», esquema «Datos de facturación», en los campos «DíaPago1» y «DíaPago2»:

  • En facturas recibidas: entidad definida como «Constructor».
  • En facturas emitidas: entidad asociada a la factura.

.Tipo

Puede corresponder al importe base de la factura, a retenciones o a impuestos.

.Importe

El color rojo indica que se trata de un pago y el negro de un cobro.

.Nota

El botón de sugerir muestra los instrumentos de pago más habituales.

.Banco

Entidad financiera asociada al medio de pago.

.PorVenc

Porcentaje del vencimiento respecto al importe total de la factura.

.FlujoCaja

Diferencia entre cobros y pagos del período.

.OrFlujoCaja

Flujo de caja acumulado desde el inicio de la obra hasta la fecha, con su signo, que representa el estado de tesorería.

La tasa de rentabilidad interna TIR de este flujo de caja figura en la opción «Propiedades: Varios».

Campos totalizados en las facturas

Facturas.VencPag

Suma de vencimientos pagados (estado negro o verde).

.VencPte

Suma de vencimientos pendientes de pago (estado rojo o gris).

Resultados de la facturación

La opción «Inicio: Calcular: Documentos» totaliza los importes por conceptos, proveedores y fechas a partir de los datos de las facturas.

Los importes se pueden ver en las ventanas correspondientes a cada tipo de elemento y están en los campos indicados en las siguientes tablas.

Campo

 Importe base en conceptos, suministros, proveedores y fechas

Contratos Contratado
ContPte En contratos sin proveedor asignado
Pedidos En pedidos
Entregas En documentos de entrega
Facturas En facturas
Compras En entregas o facturas
FacCli En facturas a clientes

Campo

Cantidades de cada concepto

CanContratos Cantidad total en contratos
CanPedidos Cantidad total en pedidos
CanEntregas Cantidad total en entregas
CanFacturas Cantidad total en facturas
CanCompras Cantidad total en entregas o facturas
Campo Impuestos, retenciones y garantías en proveedores y fechas
IVA IVA soportado
IVACli IVA repercutido
RetFis Retención fiscal practicada por el proveedor
RetFisCli Retención fiscal practicada al cliente
RetGar Retención de garantía practicada por el proveedor
RetGarCli Retención de garantía practicada al cliente
Campo Importes de vencimientos en proveedores y fechas
Cobro Vencimientos cobrados de facturas de clientes
CobroPte Vencimientos pendientes de cobro de facturas de clientes
Pago Vencimientos pagados al proveedor
PagoPte Vencimientos pendientes de pago del proveedor

 

Informes del grupo «08 Facturación»

Desviaciones de suministros por proveedores

Diferencias entre los suministros de los documentos elegidos. Sirve, por ejemplo, para detectar si algún suministro ha sido pedido, pero no entregado.

Desviaciones de suministros

Igual que el anterior, pero ordenado por suministros.

Entregas por fechas

Entregas totalizadas por mes y filtradas por fechas y proveedores.

Entregas por proveedores

Entregas totalizadas por proveedor y filtradas por fechas y proveedores.

Facturas de subcontratistas con mediciones

Facturas recibidas, proforma o pendientes de aprobación, cuyos suministros son partidas.

Facturas emitidas a clientes

Facturas emitidas, proforma o pendientes de aprobación, cuyos suministros son partidas, con o sin líneas de medición.

Facturas por proveedores

Facturas agrupadas por proveedor, filtradas y desglosadas por varios criterios.

Facturas y vencimientos

Facturas recibidas o emitidas totalizadas por mes y filtradas por fechas, proveedores, o estados de aprobación.

Suministros por fechas

Permite ver los suministros entre un periodo de fechas determinado, el periodo anterior y el posterior.

Suministros totalizados por proveedores

Suministros facilitados por cada proveedor en un periodo de fechas determinado.

Vencimientos por fechas

Estudio de cobros y pagos por fecha y estados de aprobación.

Exportar facturas

Se pueden realizar exportaciones a otros programas de contabilidad mediante la opción «Archivo: Exportar: ContaPlus» y el complemento de exportación de facturas.

En las exportaciones a programas de contabilidad se usan los códigos de proveedores y clientes como subcuentas contables.

Concepto Inicio del código de proveedor
Materiales y maquinaria ajena 40
Mano de obra propia 46
Subcontratistas 41
Proveedores que no se quieren contabilizar Una letra
Certificaciones (facturas emitidas) 43

 

Puede establecer las cuentas de contrapartida por conceptos en «Ver: Obra: Propiedades: Contabilidad».

Al exportar añadir los dos dígitos del IVA al código de la subcuenta Esta opción crea una subcuenta por cada tipo de IVA.

También pueden establecerse cuentas de contrapartida por suministros, facturas o proveedores, usando el campo «CtaProveedores» del concepto o del documento.

Subcontratistas

Al exportar facturas a origen se debe corregir manualmente su importe, ya que se exporta el total acumulado. Maquinaria y personal propio

Si se factura con un coste de transferencia, se traspasará a la contabilidad como una compra más, como un gasto y una deuda a favor del parque de maquinaria o del personal.

Si no se desea reflejarlo en la contabilidad, asigne un proveedor cuyo código no se traspase. Certificaciones

Se anotan como facturas emitidas, que se traspasan como un ingreso contra una subcuenta de clientes.

Traspaso de datos a la contabilidad

La mayoría de los sistemas de importación de los programas de contabilidad sólo dan de alta las subcuentas que no existen previamente, por lo que no alteran ni ponen a cero subcuentas existentes, a las que sólo se desea añadir más apuntes.

El campo «Exp» de las facturas se marca para no exportarlas por duplicado.

Para cada proveedor o cliente se traspasan:

  • Código de la subcuenta contable, de acuerdo con el P.G.C., dándola de alta en la contabilidad, si es necesario.
  • Nombre de la subcuenta, NIF, domicilio, población, provincia, código postal, teléfono, fax.

Para cada factura se traspasa:

  • Número de documento.
  • Nombre del proveedor o cliente.
  • Subcuentas contables a las que afecta la factura.
  • Apuntes en las subcuentas del proveedor o cliente, contrapartida, descuentos e IVA.

Esta exportación desglosa los apuntes de cada asiento, de forma que en la subcuenta del proveedor o cliente aparece el total de la factura, en la subcuenta de contrapartida (compras o ventas) el importe bruto (antes de descuentos e IVA), en la subcuenta de descuentos su importe y en la subcuenta de IVA el importe del mismo. Se distinguen facturas emitidas y recibidas, para permitir una correcta imputación al debe o haber de cada cuenta, distinguiendo también entre IVA soportado y repercutido.

La subcuenta de retención de garantía es la misma que el proveedor, con el valor «8» en la cuarta posición.

ContaPlus

Compruebe que las fechas de los archivos de ContaPlus son adecuadas para la obra a exportar, que el número de dígitos de las subcuentas coincide con las especificadas en Presto y que existen en ContaPlus todas las subcuentas.

Se genera el archivo de subcuentas XSUBCTA.TXT, el de apuntes XDIARIO.TXT y el de vencimientos Venci.DBF.

Para exportar cada tipo de IVA a una subcuenta independiente, active la opción «Propiedades: Contabilidad: Al exportar añadir los dos dígitos del IVA al código de la subcuenta». Si es menor de 10, añade un cero a la izquierda.

Los códigos de documento no pueden exceder de diez caracteres. Los documentos con más caracteres se exportan con los ocho primeros más una almohadilla «#» y una letra que los diferencia.

Exportar facturas

Este complemento de Presto genera un archivo de texto con los datos de todas las facturas en firme cuyo campo «Exp» no esté marcado. Al ejecutarse marca el campo.

  • No se exportan los suministros de proveedores a origen.
  • Se distribuyen las facturas teniendo en cuenta las contrapartidas de la obra, proveedor, factura o concepto suministrado.
  • El % de IVA del documento sólo figura si todos los suministros de la factura tienen el mismo; en otro caso figura 0 pero se rellena la cuota.

Los datos están separados por tabuladores. Los campos resaltados se exportan sólo con la opción «Winconta» activada.

Documento 

Clave 

Campos

Facturas G Nº de factura · Proveedor · Fecha ·Tipo E: Emitido R: Recibido · Base

· %IVA · %Retención fiscal · %Retención garantía · Cuota IVA · Cuota fiscal · Cuota garantía · Importe · Divisa · Tipo de retención de garantía 0: Después 1: Antes · Obra · Pendiente pago · Pagado · Nota · DestinoDef · CtaProveedores

Suministros  J Código · Unidad · Descripción · CanNeta · PrNeto · Importe ·

Factura · Proveedor · Destino · Obra · Fecha imputación · % IVA · Nota · Precio · %Dto · CtaProveedores

Vencimientos  V Fecha · Importe · Estado P: Pagado E: Pendiente · Tipo N: Normal

RG: Retención garantía RF: retención fiscal · Nota · Factura · Proveedor

Proveedores  S Código · Nombre · NIF · Dirección · Teléfono · Título · Contacto ·

Nota · Ciudad · Provincia · Código Postal · Correo · Fax · CtaProveedores

Variables D [Nombre de variable · Valor · Descripción]

Deja una respuesta