Plantillas de documentos Excel y Word

La estructura de las plantillas se describe en «Consultas técnicas» de la web de Presto, apartado «Enlaces con Revit y otros programas: Conexión con Word y Excel».

Plantilla de Word

Se utiliza como base para generar un documento de Word con datos de la obra. Las expresiones deseadas deben figurar en una plantilla de Word, con los recursos y la sintaxis habitual de Presto.

Al ejecutar la opción se crea un documento nuevo de Word, que puede modificar libremente.

Para acelerar el proceso, y según la versión de Word utilizada, puede ser conveniente:

  • Desactivar la corrección ortográfica.
  • No utilizar el portapapeles de Windows mientras se genera la plantilla.
  • Guardar la plantilla en modo «Diseño de impresión».
  • Desactivar la opción de Word «Usar cortar y pegar inteligentemente» si en el documento generado aparecen palabras sin espacio entre ellas.

Generar hojas Excel personalizadas

Una plantilla es una hoja Excel con expresiones de Presto y otro contenido para extraer información del presupuesto a fin de generar hojas de cálculo totalmente personalizadas, como una hoja resumen.

Si en la plantilla existe una macro con el nombre «Presto«, se ejecuta tras la exportación.

Las plantillas personalizadas se pueden instalar en los mismos directorios que los informes y aparecen en el menú «Informes».

Para acelerar el proceso, es conveniente mantener abierto el menor número posible de ventanas en Presto.

Informes automáticos

Las instrucciones específicas para el diseño están en el capítulo «Diseñar informe» del manual.

Diseñar informe

Esta opción o icono da acceso a la ventana de diseño de informes. Al ejecutarse desde una ventana de tabla, se crea automáticamente un informe que contiene las columnas visibles y los filtros aplicados, excepto los filtros por palabras, por color de texto o fondo y por selección. En el modo jerárquico, tiene en cuenta los niveles elegidos en la lista desplegable.

Si hay una ventana subordinada activa, el informe imprimirá también los elementos de la misma relacionados con cada uno de la principal.

El resultado es un informe con un contenido similar al visualizado en las ventanas de Presto.

Automatizar la personalización de informes

Pueden reutilizarse las propiedades de un informe usado como base, porque a los nuevos informes les aplica automáticamente muchas de sus propiedades.

El informe base debe estar en el directorio de plantillas, y su nombre debe ser «Plantilla» o «Template».

Las propiedades de cada sección se copian en las siguientes posiciones:

Sección 

Pasa a la misma sección del informe

Prólogo Delante
Inicio Delante
Cabecera Delante
Página maestra Superpuesta al contenido
Pie Detrás
Final Detrás
Epílogo Detrás

 

Exportar

Permite configurar las características del archivo resultante de la exportación del informe. La opción «Archivo: Exportar» está disponible en la ventana para diseñar informes, y tiene la misma funcionalidad.

Formato

PDF

El tamaño de papel «Todo el documento» genera una sola página con las dimensiones necesarias para que quepa todo el informe, una sola cabecera y un solo pie. Es especialmente adecuado para imprimir documentos de gran tamaño, como el diagrama de barras. Si elige el tamaño «Usuario» puede fijar directamente el ancho y el alto.

RTF

En este formato, que permite recuperar con Word el resultado del informe, se asignan estilos distintos a cada sección, lo que permite modificar fácilmente el documento generado. No se exportan los rectángulos.

Los tamaños de papel son los mismos del formato PDF.

Para la numeración de las páginas se utiliza la funcionalidad del formato RTF, lo que implica que la variable «_LastPage» no sea compatible con la exportación, devolviendo siempre el valor ‘0’. Si el informe contiene un control que imprime un texto con las variables «_Page» o «_LastPage» intercaladas, éste no se incluirá en la exportación.

TXT

Genera un archivo de texto sin formato para importar en otros programas. Los informes deben tener una estructura ordenada de campos, sin solapes.

Las opciones específicas de este formato permiten:

  • Rellenar espacios en blanco para crear la distancia entre los campos.
  • Si está activa la opción anterior, se puede definir también el número de líneas de cada página y el número de caracteres o columnas de cada línea. Si sobran caracteres por la derecha se superpondrán a los iniciales de cada línea.
  • Si no está activa la opción anterior, se puede elegir un separador de campos. Si necesita campos de longitud fija, formatee cada campo como desee.
  • Si hay un separador de campos elegido, no se generan saltos de página.
  • Exportar la cabecera y el pie en todas las páginas del informe, sólo una vez o ninguna.

El archivo generado se puede añadir al final del archivo de igual nombre.

Diseñar informe

Este apartado contiene las instrucciones para personalizar informes existentes o crear informes nuevos.

Las opciones comunes con Presto se explican en los capítulos relativos a Presto.

La ventana «Diseñar informe» es accesible desde «Inicio: Informes: Diseñar».

Contenido de los informes

Los informes pueden incorporar cualquier información del presupuesto:

  • Elementos de cualquiera de las tablas.
  • Datos generales, que están en «Propiedades».
  • Cualquier otro valor de la ventana «Variables».

Un informe es un conjunto de instrucciones de selección, organización y formato de la información que se desea imprimir del presupuesto, que se estructuran en controles.

Los controles son rectángulos y pueden contener un texto fijo, un campo del presupuesto, un valor calculado, imágenes o líneas. Los controles se agrupan en secciones.

Una sección es una banda horizontal que contiene controles con información obtenida generalmente de una misma tabla de Presto. La sección «Cabecera», por ejemplo, indica el contenido de la parte superior de cada página del informe, mientras que las secciones «Elemento» rellenan la zona central de la página.

La información de cada sección se encadena a la sección anterior estableciendo una relación entre ambas.

Enlace de tablas

Para diseñar un informe hay que elegir la tabla que contiene la información deseada y asociar esa tabla a una sección. Usando una sola tabla se obtienen informes sencillos, como listas de materiales o de suministros.

Para realizar informes con datos relacionados entre dos tablas, como la lista de conceptos y los archivos asociados a cada uno de ellos, hay que abrir cada tabla en secciones «Elemento» sucesivas. La tabla de una sección debe compartir alguna información con la tabla de la siguiente.

El programa imprime cada elemento de la tabla elegida en una sección y, a continuación, todos los elementos de la tabla de la sección siguiente cuya clave satisfaga la máscara introducida al elegir esta tabla. De esta forma, el elemento de cada sección actúa como cabecera o título de los elementos de la sección siguiente. En el ejemplo de los conceptos y sus archivos asociados las secciones son:

Sección

Tabla

Clave 

Máscara

Elemento 1 Conceptos Conceptos.Código  
Elemento 2 Asociado

Concepto

AsociadoConcepto.

Código

Conceptos.Código

 

Presto comienza imprimiendo un elemento de la sección 1; después imprime todos los elementos de la sección 2 relacionados con el elemento de la sección 1, hasta finalizar todos los elementos en cada una de las secciones.

Una tabla puede encadenarse también consigo misma; por ejemplo, la tabla de relaciones puede abrirse sucesivas veces para imprimir esquemas jerárquicos.

Propiedades

Las propiedades del informe, de las secciones y de los controles están en «Ver: Ver: Propiedades».

Las expresiones se escriben según las reglas que están en el «Generador de expresiones».

Pegar

Inserta en el punto del informe donde se encuentra el cursor el contenido del portapapeles, que pueden ser controles del mismo o de otro informe:

  • Si estaba seleccionado algún control antes de pegar, no lo elimina ni lo sustituye.
  • Si en el informe de destino hay seleccionada una sección, se pegan en ella todos los controles. En otro caso, cada control se pega en su sección original. En caso de no existir ésta, se pegan en la última sección en que se pegó algo.

Si en alguna propiedad de un control hay una variable no existente en el informe de destino, queda en blanco y aparece un mensaje indicándolo.

Archivo

Guardar copia protegida

Guarda el informe activo de forma que puede ser utilizado normalmente, pero sin ver ni modificar su diseño. Un informe protegido no puede desprotegerse, por lo que se debe guardar una copia del informe original.

Traducir informe

Realiza un proceso similar al descrito en «Traducir», traduciendo los literales que están en las expresiones de:

  • La propiedad «Origen» de los cuadros de texto.
  • La columna «Pregunta» de la ventana «Parámetros».

Los informes multi-idioma que utilizan la función «tr( )» se traducen dejando el literal que corresponde al idioma destino.

No se traducen las cadenas de texto que contengan números.

Dispone de un diccionario propio en formato RTF, lo que permite personalizar la traducción usando los términos que el usuario desee.

Una vez realizada la traducción, el usuario decide si guarda el informe.

Ver

Lista de controles

Enumera todos los controles del informe, o sólo los seleccionados, con la sección a la que pertenecen y el contenido del campo «Origen». Bajo cada control aparecen todos los que dependen del mismo, con el campo «Sección» vacío.

Se pueden activar uno o más controles haciendo doble clic sobre la lista, lo que facilita la localización del elemento seleccionado.

Lista de campos

Tabla con todos los campos de Presto y la tabla a la que pertenecen. Se puede arrastrar un campo desde esta lista al informe, creando un control que aparece con el ancho adecuado a su contenido.

Disminuir zoom

Disminuye el tamaño de visualización del informe.

Zoom 100%

Muestra el diseño del informe en su tamaño natural.

Aumentar zoom

Aumenta el tamaño de visualización del informe.

También se puede disminuir y aumentar el zoom accionando la rueda del ratón con la tecla [Ctrl] pulsada.

Propiedades

Definen las características del informe, de las secciones o de los controles. Se abre también haciendo doble clic sobre el elemento. Si están seleccionados varios controles, se pueden cambiar todas sus propiedades comunes a la vez.

Colores

Los colores se pueden elegir en la caja de diálogo o introduciendo directamente el color RGB, que son los componentes rojo, verde y azul de un sistema de color aditivo. Cada índice varía entre 0 y 255 y el número se calcula mediante la expresión:

R + (G x 256) + (B x 256 x 256)

Propiedades del informe

Para verlas, pulsar fuera del área del informe.

Anchura

Ancho de la zona impresa del informe en cm. También se puede desplazar el borde derecho del informe.

Cuadrícula X e Y

Número de subdivisiones horizontales y verticales de la cuadrícula, que mide 1 x 1 cm.

Orientación

Esta orientación cambia automáticamente la orientación de la impresora al imprimir el informe.

Tamaño de papel

El tamaño seleccionado cambia automáticamente el tamaño del papel utilizado por la impresora al imprimir el informe.

Columnas

Se puede elegir más de una columna para informes que se desea imprimir en formatos grandes o apaisados. El diseño del informe debe tener un ancho adecuado al ancho resultante de cada columna.

Repetir cabecera y pie

En informes de más de una columna, la cabecera y el pie de página se pueden imprimir una sola vez por página o repetirse para cada columna.

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