Presto en la gestión del proyecto

Este capítulo describe los procesos que se realizan durante la ejecución desde el punto de vista del director de ejecución o del gestor de proyectos:

  • Ofertas para licitación de obra completa.
  • Seguimiento del coste.

El uso del método del valor ganado desde el punto de vista de la dirección facultativa y el gestor de proyectos se describe en «Valor ganado para el director de obra».

Ofertas para licitación de obra completa

Este proceso permite comparar las ofertas recibidas sobre un presupuesto base aplicando los precios recibidos para sus unidades de obra.

El uso se describe de forma general en «Presto en la etapa de proyecto: Precios múltiples y comparación de ofertas».

El proceso completo de la comparación de ofertas consta de varios pasos.

Solicitar ofertas

Existen varias posibilidades para solicitar precio a los ofertantes:

  • Enviar la obra sin precios, directamente en formato Presto.
  • Exportar la obra sin precios a formato BC3 o Excel, en este último caso eligiendo el nivel de «Capítulos y partidas» en las opciones de exportación.
  • Generar el informe «Presupuestos y mediciones» en PDF, sin precios.

Recibir las ofertas

Los ofertantes rellenan los precios y devuelven la oferta, que se incorpora a Presto según el formato recibido:

  • Si es una obra de Presto, mediante «Archivo: Importar: Ofertas».
  • Si es una oferta en BC3 o Excel, primero debe importarse sobre una obra vacía mediante «Archivo: Importar: BC3» o «Archivo: Exportar: Excel» y, a continuación, realizar el punto anterior sobre la obra original.
  • Si es en papel, debe realizar el proceso manual de crear una entidad de tipo «Ofertante» y anotar los precios en el esquema de comparación de ofertas de la ventana de presupuestos.

En la importación de ofertas no se introduce ningún cambio que el ofertante pudiera haber realizado en la información recibida, excepto los precios.

Comparar las ofertas

Puede revisarlas en el esquema de comparación de ofertas o en los informes del grupo «05 Gestión del proyecto».

Comparación de ofertas en horizontal

Comparación de ofertas en vertical

Estos informes muestran la estructura del presupuesto y los precios ofertados por cada uno de los proveedores, con la información necesaria para tomar decisiones.

Actualizar los precios del presupuesto con los de la oferta adjudicada

Los precios de las ofertas se pueden copiar y pegar en el precio que sea adecuado para su interpretación, bien sea el presupuesto o el objetivo.

Certificación

La certificación es el proceso por el que se cuantifica y aprueba la medición de cada partida en un período determinado para su abono al constructor.

Sólo son certificables las partidas que están bajo un capítulo.

El importe de la certificación se calcula aplicando el precio unitario de certificación, que para las unidades de obra es igual al presupuesto, a la cantidad certificada a origen de la unidad de obra.

Relaciones.CanCert x Conceptos.Cert [o Pres] = Relaciones.ImpCert

Tanto la cantidad como el importe son de la tabla «Relaciones», ya que son distintos si la unidad de obra figura en más de un capítulo.

La certificación anterior se descuenta globalmente al elaborar la hoja resumen.

Fases de certificación

Las fases son los períodos de tiempo en los que se divide la parte ejecutada de la obra para realizar la certificación o factura.

Los períodos de certificación son los mismos que se usan para introducir la planificación económica y la ejecución o producción, de forma que sean comparables, y los procesos que se describen a continuación son también similares en los tres casos.

La creación y modificación de fases se describe más adelante.

Formas de certificar

Las cantidades certificadas se pueden introducir con tres niveles de desglose.

A. Anotando la cantidad certificada a origen

Se introduce para cada unidad de obra en las ventanas de presupuesto, esquema «Certificación», en el campo «CanCert».

La introducción directa de la cantidad total impide conocer la evolución pasada de la obra y limita muchas de las posibilidades del programa.

B. Desglosando las cantidades por fases

Se introduce en las ventanas de presupuesto, en los esquemas de la etapa de ejecución que muestran datos por fases, cuando el icono «Campos múltiples» aparece activado.

La cantidad se introduce en el campo «Fases.CanCert» y el importe se obtiene en el campo «Cert», ambos pertenecientes a la tabla «Fases».

La introducción por fases es más útil que la entrada del dato total, pero no permite el seguimiento detallado de cada uno de los elementos de la obra.

C. Desglosando por líneas de medición

Para certificar una línea se introduce el número de fase que le corresponde en el campo «FaseCert» de la tabla «Mediciones», visible en las ventanas de presupuesto, ventana subordinada «Mediciones», esquema «[Pres || Cert] Certificación».

La certificación por líneas de medición requiere un trabajo más ordenado, pero permite aplicar todas las posibilidades de seguimiento de Presto.

Si la cantidad que hay que certificar no corresponde exactamente a una línea existente de medición del presupuesto, puede:

  • Desglosar una línea en dos y certificar una. El campo «GuidElem» es el mismo para las dos líneas, por lo que se mantiene la relación entre ambas.
  • Crear una línea exclusiva para la certificación, desmarcando el campo «Pres» para que no se sume al presupuesto.

Crear fechas

Una fase se define por la fecha de su último día, que debe estar dada de alta en la agenda y marcada como «Certificación» o «Certificación actual».

La primera fase se inicia en la fecha de inicio de la obra y las demás el día siguiente al de la fase anterior.

Esta opción del menú «Procesos: Planificación y certificación» permite crear fases basadas en meses, así como añadir a la agenda los días que transcurren entre dos fechas.

  • La fecha por defecto es la del mes posterior a la última fase existente. Si no hay ninguna, será el primer mes tras la fecha de inicio de la obra, que figura en «Ver: Obra: Propiedades: Tiempos».
  • Los días «30» y «31» se adaptan automáticamente al último día del mes, cuando es más corto.
  • Para crear las fechas intermedias, pero no las fases, introduzca un «0» en «Día de certificación».

La opción no elimina ni altera las fechas de certificación existentes.

También se crea una fase basada en meses al asignar una línea de medición al siguiente número de fase libre.

Puede ver la información completa en la ventana «Agenda», desplegada por días. Observe que la fase no se asocia a los registros de meses, sino de días.

Para crear fases basadas en semanas o cualquier otro período, inserte las fechas en la agenda y marque manualmente los días finales. 

Ventana de fases

Las fases se ven en la ventana «Fechas», en los esquemas identificados como [Fases].

Las líneas de medición y los demás datos periodificados por fases se asocian al número de fase que le corresponde en esta ventana, no a la fecha. Si las fechas de las fases cambian, se mantiene la asociación al número de orden.

Certificación

Convierte una fecha existente en la agenda en fecha final de una fase. Si se introduce una fecha de «Certificación» entre fechas existentes, los datos asociados a las fases posteriores se desplazan una fase, rellenando la que se acaba de insertar y dejando sin datos la última.

No certificación

Si una fecha deja de ser de certificación, los datos asociados a esa fase y a todas las posteriores se desplazan a la fase siguiente.

Para eliminar un día de certificación con datos debe existir al menos una fase al final que no tenga datos. 

Para modificar una fecha de certificación, por tanto, marque primero la nueva fecha que desea como certificación y después desmarque la que desea eliminar.

Para crear certificaciones aisladas o con otros períodos es necesario usar la opción de creación de fechas y luego marcar la fecha deseada como «Certificación».

Fases.Certificación

Fases.Fecha | Agenda.FechaDMA

Fecha de la certificación de las ventanas de fases y fechas, respectivamente.

Eliminar fases

En las ventanas «Fechas» y «Agenda» se pueden eliminar las fases eliminando las filas correspondientes, siempre que no tengan datos asociados.

En las ventanas de presupuesto se eliminan mediante la opción «Eliminar fase» sobre la cabecera en uno de los campos múltiples.

En ambos casos, las fases posteriores se renumeran automáticamente.

Eliminar cantidades certificadas en fases

En la ventana «Espacios y fases» esquema «[Certificaciones] Certificación», puede seleccionar en la columna «CanCert» las certificaciones a eliminar:

  • Todas, seleccionando la columna completa en la cabecera.
  • Un grupo de celdas, seleccionando un rango de campos.
  • Un número de certificación, filtrando por contenido sobre el número de certificación a eliminar, y seleccionando la columna filtrada.

Elimine la información seleccionada pulsando [Supr].

Meses, fases y años

Los meses naturales están siempre definidos, como los años, y pueden coincidir o no con las fases. Los meses acumulan los importes asignados a fechas, como compras o facturas, y se suman por anualidades, mientras que las certificaciones se acumulan para el total de la obra.

Certificación actual

La fase marcada como certificación actual indica la última de las fases aprobadas.

Fase o certificación

Estado 

Significado

Aprobada 0 Fases anteriores a la actual
Certificación actual 3 Última fase aprobada o certificación actual
Pendiente 2 Fases posteriores, sin aprobar

 

El estado es un campo de la tabla «Agenda».

Todos los valores periodificados, como la planificación, la ejecución y la certificación, se suman exclusivamente hasta la fase actual, inclusive, de forma que se pueden comparar homogéneamente.

Certification actual

La fase aprobada se activa con el menú contextual

  • Ventana de fechas, esquemas «Fases»
  • Ventana de fases, subordinada de las ventanas del presupuesto
  • Ventanas del presupuesto, en la cabecera de los campos múltiples de fases

Las cantidades y los importes de las distintas estructuras de precios se pueden obtener desglosados por estos estados, con los sufijos «Ant» y «Act».

Por ejemplo:

Relaciones.CanCertAnt | ImpCertAnt

Cantidad certificada en las fases anteriores a la actual.

Relaciones.CanCertAct | ImpCertAct

Cantidad certificada en la fase o certificación actual.

Bloqueo de certificaciones anteriores

Los datos de ejecución y certificación se introducen generalmente en la fase actual, aunque pueden introducirse también por adelantado, en fases posteriores.

Para impedir que se modifiquen los datos de las fases anteriores a la actual active la opción «Archivo: Entorno de trabajo: Generales: Bloquear la modificación de certificaciones aprobadas».

Certificaciones oficiales

En obra oficial, al importe total obtenido para la obra, que ya incluye los costes indirectos, se le aplican los mismos porcentajes que convierten el PEM en el presupuesto de adjudicación. A este importe global a origen se le descuenta el importe equivalente de la certificación anterior.

Los detalles del cálculo de las certificaciones oficiales y de la revisión de precios se describen en la nota técnica «Presupuestos para la administración».

Informes del grupo «05 Gestión del proyecto»

Certificación con líneas de medición

Modelo típico de certificación con múltiples altyernativas para ver o no las líneas de medición, textos, precios, datos de la certificación actual, y un resumen por cada partida y capítulo.

Resumen de certificación

Capítulos que incluyen gastos, beneficio, baja de subasta e impuestos.

Cantidades e importes de una certificación

Relación de partidas certificadas en una fase, mes o certificación.

Certificación actual y a origen

Relación de partidas certificadas, desglosando los valores que corresponden a la certificación actual o aprobada, las anteriores a la actual, y las totales hasta la actual.

Resumen de certificación actual y a origen

Capítulos desglosados por la certificación actual o aprobada, las anteriores a la actual, y las totales hasta la actual.

Comparación entre cantidades hasta la fase actual

Compara diferentes estructuras de precios y otras combinaciones.

Cuadro de precios nuevos

Se consideran las partidas que no tienen cantidad en el presupuesto inicial, pero se ejecutan y se cobran, es decir, se certifican.

Factura de la certificación

Modelo de factura que representa la certificación actual.

Liquidación de certificación

Modelo de liquidación usado por muchas administraciones públicas.

Relación valorada

Modelo de certificación usado por muchas administraciones públicas.

Seguimiento del coste 

La certificación es un proceso relativamente pasivo por el cual se acredita que una parte de la obra está ejecutada y debe pagarse.

La gestión del proyecto tiene dos objetivos más ambiciosos:

  • Controlar los cambios surgidos a lo largo del proyecto.
  • Estimar el avance real y coste final previsible.

En este apartado se describe el control del coste desde el punto de vista de la dirección de obra o del gestor de proyectos, que se basa exclusivamente en la información contenida en el presupuesto y en las certificaciones.

Cuando la cantidad certificada de una partida se introduce globalmente, por fases o incluso con líneas específicas de medición, pero independientes del presupuesto, sólo se conocen dos valores: el presupuesto total y la certificación actual. La comparación entre ellos sólo es significativa si la obra que se ejecuta es exactamente la que está descrita en el proyecto.

La certificación usando líneas de medición del presupuesto y los estados de aprobación permiten realizar un seguimiento más avanzado de los cambios.

El seguimiento mediante el método del Valor Ganado utiliza también los estados de aprobación y se describe en la nota técnica «Valor ganado para el director de obra».

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