Presupuesto por estados de aprobación

Las líneas de medición pueden pertenecer a tres estados de aprobación.

EstadoPres             Sufijo Pres Estado de aprobación 
Presupuesto inicial Ini Presupuesto inicial del proyecto
Cambio aprobado Mod Modificados, reformados o cambios aprobados
Cambio pendiente Pte No Presupuesto pendiente de aprobación

Se muestra en color verde el texto del campo «Comentario» de las líneas de medición con estado verde y en rojo el de las líneas de medición con estado rojo.

Para que una línea de medición sume al presupuesto debe:

  • Pertenecer a los estados negro o verde.
  • Estar asociada a un espacio no anulado
  • Tener marcada la casilla «Pres».

El fondo del campo «Comentario» de las líneas de medición que no suman al presupuesto se muestra en color gris.

Las cantidades asociadas a cada estado se suman por separado y se obtienen desglosados de esta forma todos los importes del presupuesto y de la obra, como indican las siguientes variables.

Las variables son de la tabla «Conceptos», cuando son precios, de la tabla «Relaciones», cuando son cantidades o importes, y de la tabla «Fases», cuando están periodificados.

.Pres

El presupuesto es la suma de las líneas asignadas al presupuesto inicial y a los modificados aprobados, denominado presupuesto vigente en las obras para la administración.

.PresIni

Parte del presupuesto que corresponde al presupuesto inicial.

.PresMod

Parte del presupuesto que corresponde a cambios del presupuesto aprobados.

.PresPte

Importe de los cambios del presupuesto pendientes de aprobación.

.ImpPresIni | .ImpPresMod | .ImpPresPte

Importe que corresponde a las líneas de medición asignadas a cada estado.

.ImpPresPosible

Presupuesto posible, formado por el presupuesto vigente más el presupuesto pendiente de aprobación.

Certificación sobre las mediciones del presupuesto

Tradicionalmente, las mediciones del presupuesto podían ser muy detalladas y precisas, pero no solían reutilizarse en las certificaciones.

La difusión del BIM, que genera unas mediciones completas y bien estructuradas del proyecto, y la nueva sensibilidad hacia la gestión de los costes, sugieren que la certificación se realice sobre las mismas líneas de medición del presupuesto, utilizando mecanismos específicos para la gestión de los inevitables cambios.

La certificación es el as-built del presupuesto.

Para certificar una línea de medición del presupuesto sólo hay que añadir la fase correspondiente. Si forma parte de las fases aprobadas, se tendrá en cuenta en el importe de la certificación, sea cual sea el estado del presupuesto.

Para certificar una cantidad no prevista en el presupuesto, cree o duplique una línea de medición, dejando el campo «Pres» desmarcado para no alterar el valor del presupuesto.

  • Si elige el estado de aprobación verde o rojo, el importe de la certificación se desglosará también por estados, permitiendo un seguimiento más preciso.
  • Si la línea existe, pero sólo se desea certificar una parte, se desdobla y se certifica la cantidad necesaria. La otra línea permanece sin cambios.
  • Si una parte del presupuesto ya no se va a ejecutar, introduzca el cambio mediante una línea con la misma cantidad y signo negativo, en el estado adecuado.

La parte de la certificación que corresponde a cada estado de aprobación se ve en el esquema «Certificación por estados», que figura en las ventanas de presupuestos y espacios, y en la subordinada «Fases».

.CertIni | .CertMod | .CertPte

Precio de las líneas de medición certificadas en cada estado.

.CanCertIni | .CanCertMod | .CanCertPte

Cantidad de las mediciones certificadas en cada estado.

.ImpCertIni | .ImpCertMod | .ImpCertPte

Importe de las mediciones certificadas para cada estado.

Comparaciones entre presupuesto y la certificación por estados

La utilización de estados proporciona comparaciones muy útiles para conocer la situación de la obra.

Por ejemplo, se pueden comparar:

  • La certificación del presupuesto inicial con este presupuesto.
  • La certificación aprobada y el presupuesto normal o vigente.
  • La certificación total y el presupuesto posible.

Cada comparación proporciona una información diferente, en función de la referencia o línea de base elegida.

Otros valores desglosados por estados

Este mismo desglose se obtiene para todas las estructuras de precios, siempre que las cantidades se basen en líneas de medición.

Por ejemplo, se puede obtener el importe del objetivo de costes que corresponde a cada estado del presupuesto, el importe planificado o el importe ejecutado.

Los valores que se calculan por estados son los siguientes.

Variable N

 Valor

Pres              [1] Presupuesto
Cert              [2] Certificación
Real             [3] Ejecución
Obj               [4] Objetivo
Plan             [5] Planificación
RealObj        Valor ganado
RealNoCert Importe ejecutado sin certificar
Variable     N Valor
ObjPres        Producción esperada
PlanPres       Producción planificada

 

Los nombres de los campos se forman componiendo:

  • La tabla a la que pertenecen, «Relaciones», «Conceptos» o «Fases».
  • Prefijo, «Can» para cantidades, «Imp» para importes».
  • El nombre de la variable, según la tabla anterior.
  • El estado «Ini», «Mod» o «Pte».

Las variables predefinidas figuran en la caja de selección de campos y se pueden añadir directamente a los esquemas deseados.

Por ejemplo, el importe de la certificación de un concepto que corresponde al presupuesto inicial es:

Relaciones.ImpCertIni

Si la variable deseada no está predefinida, el nombre se compone de la misma manera, sustituyendo la estructura de precios por el índice N al final, entre corchetes.

Por ejemplo, la cantidad certificada de cada unidad de obra que figura en el presupuesto inicial es:

Relaciones.CanIni[2]

La tabla siguiente contiene algunos ejemplos.

Campo 

Descripción

Relaciones.CanIni[1] Medición del concepto en el presupuesto inicial.
Relaciones.CanMod[3] Cantidad ejecutada del concepto que corresponde a cambios aprobados.
Relaciones.ImpPresIni

Relaciones.ImpIni[1]

Importe del concepto en el presupuesto inicial.

 

Relaciones.ImpPlanMod

Relaciones.ImpMod[5]

Importe de la planificación que corresponde exclusivamente a modificados aprobados.
Relaciones.ImpPresPte

 

Relaciones.ImpPte[1]

Importe de los cambios del presupuesto pendientes de aprobación.
Relaciones.ImpRealPte

Relaciones.ImpPte[3]

Importe de la parte ejecutada de la obra pendiente de aprobación.

 

Evolución histórica del presupuesto y el objetivo

El importe de todas las variables de la obra que no se periodifican se guardan con el valor que tienen cada vez que se aprueba una fase.

De esta forma se crea un registro histórico de la evolución del presupuesto y de todos los demás valores globales.

Variable

Valor

Pres Presupuesto
Obj Objetivo
RealObj Valor ganado
RealNoCert
Importe ejecutado sin certificar
ObjPres Producción esperada
PlanPres Producción planificada

 

Los valores se ven en las ventanas del presupuesto, eligiendo la variable deseada en los campos múltiples de los esquemas de certificaciones, o en el esquema «Evolución de presupuesto u objetivo» de la subordinada «Fases» y de la principal «Espacios y fases».

Para diferenciar estas variables de las que se periodifican, aparecen precedidas del valor ‘[H]’en las listas desplegables de selección de campos múltiples de las ventanas del presupuesto.

Por ejemplo, el valor que tenía el presupuesto inicial al aprobar cada fase es:

Fases.PresIni

El color azul corresponde a certificaciones anteriores a la aprobada y el color magenta a la aprobada. Se distinguen así los campos que son de tipo histórico de los periodificados.

Para evitar la creación de registros innecesarios, los valores históricos sólo se guardan si hay algún contenido para ese concepto en la fase que se aprueba, ya en certificación, planificación o ejecución. Además, no se crea el registro ni se muestra el valor cuando no contiene ningún cambio respecto a la fase anterior.

Bloqueo de cambios

Dos opciones del menú «Archivo: Entorno de trabajo: Generales» impiden realizar cambios que afectan al estado anterior de la obra.

Bloquear la alteración del presupuesto

Impide que se alteren los datos que afectan al presupuesto, como las cantidades y los precios, y bloquea también cambios del estado de aprobación de líneas de medición a o desde el estado pendiente (rojo).

Bloquear la modificación de certificaciones aprobadas

Impide que se alteren los datos de líneas de medición y fases asignadas a certificaciones aprobadas. No evita otras modificaciones que afectan al resultado global, como alterar precios o eliminar conceptos.

Recuerde que estos bloqueos afectan a todos los procesos realizados con el programa, sean automáticos o manuales, como operar, duplicar, importar o actualizar.

Informes del grupo «05 Gestión del proyecto»

Mediciones por estados

Capítulos y partidas con desglose de mediciones por estados de aprobación.

Resumen comparativo de modificados

Capítulos con desglose de importes por estados de aprobación.

Presto para la empresa constructora

Este capítulo describe los procesos de seguimiento del coste desde el punto de vista de la empresa constructora:

  • Contratación y compras.
  • Control de la producción.
  • Pedidos, entregas, facturas y vencimientos.
  • Análisis de costes reales.

La Gestión del Valor Ganado para la empresa constructora (EVM) y el Sistema de Información Económica (SIE) se describen en consultas y notas técnicas específicas.

Contratación y compras

Un contrato es una agrupación de suministros o trabajos similares que son ejecutados o servidos por una misma familia de proveedores o contratistas.

Los contratos se utilizan para pedir ofertas, comparar los resultados y elegir el adjudicatario más conveniente, y sirven de base para la gestión de la ejecución de la obra.

Los contratos son conceptos de tipo capítulo que tienen como inferiores los conceptos o suministros necesarios. Se pueden crear:

  • Manualmente, en la ventana «Contratos».
  • Marcando como contrato capítulos existentes del presupuesto en las ventanas de presupuestos, siempre que ninguno de sus conceptos inferiores sea de tipo destino.
  • Automáticamente, usando el proceso descrito a continuación.

Los contratos comparten muchas propiedades con los conceptos, como la posibilidad de tener textos, archivos asociados y variables de usuario. Son siempre centros de coste o destinos y pueden formar parte del diagrama de barras. Al mismo tiempo, su comportamiento es similar al de los demás documentos, como pedidos, entregas y facturas, que se describe más adelante.

Integración en el presupuesto

Los contratos pueden pertenecer o no a la estructura de árbol del presupuesto.

  • En este caso, además de los importes propios del documento se obtienen los mismos valores económicos que para los demás conceptos.
  • Si las unidades de obra contratadas coinciden con las certificables se pueden comparar directamente sus ingresos con sus costes y todos los importes necesarios para el seguimiento económico.

Si los contratos forman parte de la estructura, pero no se desea que se sumen al presupuesto o al objetivo, se debe anular la cantidad o el precio correspondiente.

Crear contratos

Esta opción del menú «Procesos: Contratación» requiere realizar previamente el cálculo de recursos, revisando y ajustando su resultado en la ventana «Recursos».

Se genera un contrato por cada grupo seleccionado en esta ventana, con distintas opciones.

  • Un contrato único, con la cantidad desglosada por fases.
  • Un contrato independiente para cada fase.
  • Un contrato único, con la cantidad pendiente de contratar.

El código del contrato es el mismo del grupo de compra, añadiendo el prefijo «_» si el concepto ya existe. El resumen y el texto del contrato se toman del cuadro de grupos, si está definido y el grupo existe. Los contratos se insertan en un capítulo del presupuesto con el código «CON_» y la cantidad anulada.

Los contratos se generan en estado provisional, con su estado rojo. Para calcular las cantidades e importes contratados se debe cambiar el estado a «Estado negro» o «Estado verde».

Al generar contratos, los contratos provisionales existentes para los mismos grupos se eliminan, excepto si se elige la opción de cantidades pendientes.

Propiedades de los contratos

Los contratos y sus suministros se ven en la ventana «Contratos» y sus subordinadas.

Entre los contratos y sus suministros, que son conceptos, y sus proveedores respectivos, que son entidades, se crean relaciones en la tabla «Precios» donde figuran los precios y todos los demás datos específicos de cada proveedor para cada contrato y cada suministro. Estas relaciones y su información asociada se ven en la ventana subordinada «Proveedores».

Estas relaciones se pueden ver también:

  • En las ventanas del presupuesto, la ventana subordinada «Precios», esquema «En contratos», muestra los proveedores de los contratos y de cada suministro.
  • En la ventana de entidades, la ventana subordinada «Precios de una obra», esquema «Todos».

Puede añadir a cualquiera de las dos ventanas campos de la tabla «Precios», como «Precio», «Fecha» o «Contacto», o variables de usuario, que tendrán valores específicos de ese proveedor para el contrato o el suministro.

Cantidades y precios

La cantidad que se contrata de cada suministro es la cantidad objetivo.

Esta cantidad puede estar segmentada en fases cuando se elige esta opción al generarla o si se introduce así en la ventana subordinada «Suministros», esquema «Cantidades por fases».

El importe objetivo del contrato se calcula con el precio objetivo de cada suministro. Una vez adjudicado, el contrato toma el precio y el importe del proveedor elegido, que puede sustituir opcionalmente también a los precios objetivos originales.

Cada fase contiene los siguientes campos:

Fases.CanPlan

Cantidad a contratar en la fase, introducida directamente o calculada en base a las líneas de medición asignadas a esta fase de planificación.

.Plan

Importe correspondiente a la cantidad anterior, a precio de objetivo.

.PlanPres

Cantidad contratada, a precio de presupuesto.

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